Для того, чтобы снизить арендую плату многие владельцы сокращают метраж помещения, это не всегда приводит к хорошему результату, так как снижается функциональность помещения. Среди достойных вариантов «разгрузить» площади офиса – разместить архив документов на территориях специальных компаний, специализирующихся на хранении документации.

Основным достоинством этого подхода является освобождения площади в офисе, и тогда ее можно использовать по другому назначению. Можно же и вообще отказаться от ее аренды, если она будет не нужна, тем самым уменьшить плату за аренду помещения.

Стоит отметить, что зачастую объемы документов, которые подлежат длительному хранению, достаточно велики и занимают существенные площади, специально под эти нужды требуется аренда офиса в Москве. Плюс к этому, во многих случаях для обслуживания такого архива в офисе привлекается отдельный сотрудник, которому нужно платить зарплату. Размещая собственный архив на мощностях специализированной компании, можно существенно сэкономить как на размере платежей за аренду, так и на количестве персонала. Как показывает практика, при таком подходе снижение расходов достаточно ощутимо. На отечественном рынке услуга архивного хранения документации появилась сравнительно недавно. Стоимость такой услуги определяется местоположением фирмы, ее уровнем и составляют 17 - 30 рублей за кубический метр объема хранимых документов.

Обычно складское помещение, отведенное под архив должно соответствовать определенным требованиям. Так как необходимо содержать в порядке все документы и обеспечить их полную сохранность. В таких помещениях должен быть определенный микроклимат (температурный режим и влажность), а так же необходимо позаботиться о пожаробезопасности. Кроме того, уделяется внимание удобству доступа хозяев и работников архива к документам, а также охране и конфиденциальности – посторонние лица не смогут получить доступ к архивам клиента, а доступ сотрудников архива к документам имеет многоуровневую структуру, что позволяет полностью избежать утечек информации. Архивные компании предоставляют своим клиентам широчайший спектр дополнительных услуг – например, доставку необходимой документации из архива клиенту работниками фирмы, копирование документов по требованию заказчика и многие другие.

Прежде чем поместить документы в архив их нужно подготовить так, например, дипломные проекты должны быть собраны в специальную папку, а договора или справки необходимо подшивать. К тому же всю документацию необходимо упаковать. Все это делается для того, чтобы было, потом гораздо легче найти нужный документ, да и объем архив при этом будет сокращен. Фирмы, занимающиеся архивным хранением, являются материально ответственными за хранимую документацию. Ответственность сторон, их обязанности и права прописывается в договоре соответствующего образца.